EUDR in Business Central – das duveka Modul zur EU-Entwaldungsverordnung

Erstellen oder prüfen Sie Ihre EUDR-Sorgfaltserklärung direkt aus dem Beleg heraus – ohne Systemwechsel.

Über das Menü Funktionen → EUDR lassen sich Sorgfaltserklärungen automatisch erzeugen oder bestehende Referenzen validieren.

Das Modul integriert den Prozess nahtlos in Ihren täglichen ERP-Betrieb.

Compliance darf den Wareneingang nicht lahmlegen, aber sie darf auch nicht folgenlos bleiben. Das Modul lässt Sie die Schärfe der Prüfung selbst bestimmen, getrennt für Bestellung und Rechnung.

• EUDR-Pflicht je Artikel oder Artikelkategorie: keine Pflicht, volle Pflicht oder nur im Einkauf. Letzteres passt für Fälle, in denen Sie ausschließlich beim Bezug dokumentieren müssen.
• Vier Stufen der Buchungsprüfung: keine Prüfung, Referenznummer vorhanden, geprüfte Referenznummer oder geprüfte Referenznummer und freigegebene Risikobewertung.
• Fehlt etwas, entsteht kein stiller Fehler, sondern ein offener EUDR-Posten, der im Cockpit sichtbar bleibt und beim Lieferanten angemahnt werden kann.
• Umlagerungen lassen sich getrennt einstellen, weil dort andere Regeln sinnvoll sind als beim Zugang.
• So starten Sie weich: erst dokumentieren, später blockieren. Die Prüfung ziehen Sie an, wenn Ihre Lieferanten liefern.

Der eigentliche Aufwand der EUDR entsteht nicht beim Melden, sondern beim Zuordnen: Welche Referenznummer steckt in dem Brett, das heute rausgeht? Weil das Modul in Business Central sitzt, hängt die Antwort am Artikelposten und nicht an einer Nebenliste, die jemand pflegen müsste.

• Referenz- und Verifizierungsnummer bleiben an der Ware: vom Wareneingang über Umlagerung und Entnahme bis zum Verkauf.
• Die Weitergabe richtet sich nach Ihrer Lagerlogik: nach der Lagerabgangsmethode des Artikels, nach dem aktuellen Bestand oder durch bewusste Auswahl im Beleg.
• Bei Chargen- und Seriennummernführung folgt die Referenz automatisch der Artikelverfolgung, weil die Herkunft dort ohnehin eindeutig ist.
• Mehrere Referenznummern je Belegzeile, wenn eine Lieferung aus mehreren Sorgfaltserklärungen stammt. Jede bleibt sichtbar und einzeln nachvollziehbar.
• Auswahl mit Filtern auf Artikel, Variante, Lagerort, Bestand und Zeitraum: Sie sehen, welche Referenzen tatsächlich verfügbar sind, statt zu raten.
• Farbige Kennzeichnung im Beleg: ungeprüft, geprüft, mehrfach belegt oder eigene Erklärung. Auf einen Blick statt auf Nachfrage.
• Ein EUDR-Posten je Bewegung ergibt den durchgängigen Nachweis vom Einkauf bis zum Verkauf.

Sobald Sie produzieren oder montieren, entsteht ein neuer Artikel, der seine Herkunft aus mehreren Vormaterialien zieht. Genau an dieser Stelle bricht die Nachweiskette in Tabellenlösungen ab. Im Modul läuft sie weiter.

• Das hergestellte Erzeugnis erbt die Referenznummern seiner Komponenten: ausgewählt, nach Lagerabgangsmethode oder nach Bestand, je nach Ihrer Einstellung.
• Schon beim Erfassen wird geprüft, ob ein EUDR-pflichtiger Rohstoff in ein Erzeugnis läuft, das nicht als EUDR-pflichtig gekennzeichnet ist.
• Für das Erzeugnis lässt sich aus dem Auftrag heraus eine eigene Sorgfaltserklärung erstellen, die auf den verwendeten Referenzen aufsetzt.
• Die Verarbeitungsstufe fließt in die Risikobewertung ein: Je länger und verzweigter die Kette, desto höher bewertet das System das Risiko der Vermischung.

Das Cockpit gibt Ihnen sofort den Überblick über alle EUDR-relevanten Aktivitäten.

Ob fehlende Sorgfaltserklärungen, offene Erinnerungen oder geprüfte Referenzen – Sie behalten jederzeit den Überblick.

Die Kacheln unterscheiden zwischen Ihren eigenen Pflichten und denen Ihrer Lieferanten – für maximale Transparenz und Kontrolle.

Eigene Kacheln zeigen den Stand Ihrer Risikobewertungen: offen, zur jährlichen Überprüfung fällig, abgelaufen. Dazu kommen alle Fälle, in denen das Risiko nicht als vernachlässigbar bewertet wurde.

Offene Risikominderungsmaßnahmen stehen daneben, damit niemand eine Frist übersieht, an der die Freigabe hängt.

Die meisten offenen EUDR-Fälle liegen nicht bei Ihnen, sondern bei Ihren Lieferanten. Statt Erinnerungsmails von Hand zu schreiben, mahnen Sie fehlende Referenznummern so an, wie Sie offene Rechnungen anmahnen: mit Stufen, Fristen und Historie.

• Mahnmethoden mit beliebig vielen Stufen, jede mit eigener Datumsformel: Sie legen fest, wann welche Stufe greift.
• Eigene Vor-, Nach- und Mailtexte je Stufe, vom freundlichen Hinweis bis zur letzten Aufforderung.
• Versand als Beleg oder direkt per E-Mail an den hinterlegten Ansprechpartner des Lieferanten.
• Registrierte Mahnungen mit vollständiger Historie: Sie sehen, wer wann angemahnt wurde und welche Fälle noch offen sind.
• Neue Kreditoren erhalten die Vorgabemethode automatisch; bestehende ziehen Sie in einem Lauf nach.

Eine Sorgfaltserklärung verlangt Angaben, die im Tagesgeschäft niemand auswendig kennt: Zolltarifnummer, wissenschaftlicher und gebräuchlicher Name der Art, Erzeugerland, Menge in der geforderten Einheit. Diese Angaben pflegen Sie einmal am Artikel. Danach füllt das Modul sie in jede Erklärung.

• Zolltarifnummer und Warenbeschreibung aus Ihren bestehenden Stammdaten.
• Wissenschaftlicher und gebräuchlicher Name je Artikel, auch mehrsprachig. Die Verordnung verlangt beides.
• Eigenmasse, Volumen und besondere Maßeinheit werden aus der Buchung übernommen statt nachgerechnet.

In der EUDR-Sorgfaltserklärung erfassen Sie alle relevanten Daten – von Artikelnummer und Geokoordinaten bis zur Zolltarifnummer.

Über die API-Anbindung an das EU-Informationssystem wird die Erklärung direkt übermittelt und mit einer offiziellen Referenznummer bestätigt.

Der Prüfstatus ist jederzeit nachvollziehbar – inklusive vollständiger Historie und Audit-Trail.

Wer Ware erstmals in den EU-Markt bringt, muss die Produktionsflächen auf den Quadratmeter genau melden. Das duveka EUDR-Modul nimmt diese Flächen entgegen, zeigt sie auf der Karte und gleicht sie gegen Entwaldungswarnungen ab, bevor die Erklärung das Haus verlässt.

• Punkte und Polygone je Produktionsort, mit Flächenangabe in Hektar und Beschreibung des Orts, genau in der Form, die die Erklärung verlangt.
• GeoJSON-Dateien Ihrer Erzeuger übernehmen Sie per Import, statt Koordinaten abzutippen.
• Kartenansicht direkt im Beleg: Flächen sehen, korrigieren und ergänzen, ohne eine GIS-Software zu öffnen.
• Entwaldungsprüfung auf Knopfdruck: Das Modul fragt für Ihre Produktionsgeometrie Entwaldungswarnungen ab. Liegt seit dem Stichtag 31. Dezember 2020 eine Warnung in der Fläche, sehen Sie es vor der Übermittlung und nicht erst in der Betriebsprüfung.
• Das Prüfergebnis geht direkt in die Risikobewertung ein und wird dort als Nachweis mitgeführt.

Die Sorgfaltspflicht endet nicht mit den Geodaten. Vor jedem Inverkehrbringen müssen Sie das Risiko bewerten, dass Ihre Ware doch mit Entwaldung oder Rechtsverstößen behaftet ist. Diese Bewertung müssen Sie gegenüber der Behörde begründen können. Das duveka EUDR-Modul führt Sie durch genau diese Bewertung, im selben System, in dem Ihre Belege entstehen.

• Alle Bewertungskriterien der Verordnung als Prüfliste: von der Länderklassifizierung über die Präsenz und Konsultation indigener Völker bis zum Risiko der Vermischung mit Ware unbekannter Herkunft. Jedes Kriterium mit Risikostufe, Fundstelle und Begründung.
• Automatische Vorbewertung aus Ihren eigenen Daten: Länderrisiko, Prüfstand der Referenznummern, Tiefe der Lieferkette, Artikelverfolgung und Entwaldungswarnungen zur Produktionsfläche füllt das System selbst. Das Ergebnis bleibt jederzeit überschreibbar.
• Bewertung auf der Ebene, die zu Ihrem Einkauf passt: je Lieferant, je Lieferant und Artikel, je Erzeugerland oder je einzelner Sorgfaltserklärung.
• Vereinfachte Sorgfaltspflicht für Ware aus Ländern mit geringem Risiko: Das System kürzt die Prüfliste automatisch auf die Kriterien, die auch dann zwingend bleiben.
• Risikominderungsmaßnahmen mit Verantwortlichem, Frist und Ergebnis: Nachweise anfordern, unabhängige Erhebung oder Audit, Beprobung, Lieferantenentwicklung oder Bezugsstopp. Solange eine Maßnahme offen ist, wird die Bewertung nicht freigegeben.
• Nachvollziehbare Freigabe: Wer bewertet und wer freigegeben hat, steht mit Zeitstempel im Vorgang. Erst eine freigegebene Bewertung mit dem Ergebnis „vernachlässigbares Risiko“ gibt Buchung und Übermittlung frei.
• Jährliche Überprüfung ohne Wiedervorlagezettel: Jede Bewertung hat ein Gültigkeitsdatum, läuft automatisch ab und verweist auf ihre Vorgängerin. Die Kette dokumentiert die Überprüfung lückenlos.
• Druckbarer Bewertungsbericht als Nachweis für Behörde, Kunde oder Zertifizierer.

Jede Risikobewertung beginnt mit der Frage, woher die Ware kommt. Die dafür nötigen Länderinformationen bringt das Modul mit und hält sie nach, statt sie in einer Tabelle veralten zu lassen.

• Die EU-Länderklassifizierung ist hinterlegt und wird bei Änderungen automatisch nachgezogen: geringes, normales oder hohes Risiko je Land, mit Stand der zugrunde liegenden Fassung.
• Abgleich mit der EU-Sanktionskarte: Länder mit einschlägigen Sanktions- oder Konfliktregimen werden gekennzeichnet. Die Regimeliste lässt sich jederzeit neu einlesen.
• Ergänzende Merkmale, für die es keine EU-Liste gibt, etwa Korruptionsrisiko oder die Präsenz indigener Völker, pflegen Sie einmal je Land und nutzen sie danach in jeder Bewertung.
• Die Bewertung hält fest, welche Einstufung zum Zeitpunkt der Prüfung galt. Spätere Änderungen der Länderliste entwerten Ihre Nachweise nicht.
• Ein Land mit geringem Risiko schaltet die vereinfachte Sorgfaltspflicht frei, ohne dass jemand daran denken muss.

Die Verordnung verlangt, dass Sie Ihre Sorgfaltspflicht fünf Jahre lang belegen können. Das Modul protokolliert dafür jeden Schritt, statt Sie auf Bildschirmfotos und Postfächer zu verweisen.

• Vollständiges Protokoll jeder Kommunikation mit dem EU-Informationssystem: Anfrage, Antwort, Zeitpunkt und auslösender Benutzer.
• Fehlermeldungen in Klartext statt technischer Rückgabecodes, mit dem Hinweis, was zu tun ist.
• Getrennte Betriebsarten für Test- und Livesystem, damit aus einem Testmandanten nie eine echte Meldung entsteht. Die Erreichbarkeit prüfen Sie per Knopfdruck.
• Referenznummern werden im Hintergrund nachgeholt und aktualisiert: als geplanter Lauf, nicht als Kalendererinnerung.
• Sorgfaltserklärungen lassen sich ändern und zurückziehen; jeder Schritt bleibt am Vorgang dokumentiert.