Niemand meldet sich freiwillig in einem zweiten Dokumentensystem an. duveka DMS löst das, indem es da arbeitet, wo Ihr Team ohnehin schon ist. Dokumente, die aus Business Central gedruckt werden, archiviert das System automatisch. Externe Dateien kommen per Drag and Drop ins System. Jeder Datensatz zeigt seine eigene Dokumentenbox, damit die Historie nur einen Klick entfernt ist.

Reale Geschäftsprozesse enden selten mit einem einzigen Dokument. Verträge gehen raus, kommen unterschrieben zurück, werden überarbeitet und als neue Version abgelegt. duveka DMS unterstützt erwartete Dokumente, signierte Kopien und Revisionen direkt im Standard. Ihr Team sieht jederzeit, was fehlt, was final ist und was nachgehakt werden muss.

Wird aus einem Auftrag eine gebuchte Lieferung und am Ende eine Rechnung, wandern die Dokumente mit. Niemand muss Anhänge von Hand zwischen Datensätzen kopieren, kein Link auf das Originalangebot geht verloren. Die Kette bleibt sauber, vom ersten Angebot bis zur letzten Gutschrift.

duveka DMS erfasst nicht nur, es versteht. Eingehende PDFs und E-Mail-Anhänge liest die KI aus, trennt Sammel-PDFs in einzelne Belege, erkennt Belegtyp und Absender und schlägt den passenden Business-Central-Beleg vor. Sie prüfen das Ergebnis im KI-Abgleich Seite an Seite und übernehmen jeden Wert einzeln.

• KI-Belegerkennung: Kopf- und Positionsdaten werden ausgelesen und automatisch Artikeln, Sachkonten und offenen Bestellungen zugeordnet.
• Mailanbindung über Microsoft 365: E-Mails samt Anhängen landen automatisch als Beleg im Archiv.
• KI-Abgleich: erkannte Werte Feld für Feld gegen den BC-Beleg prüfen, übernehmen oder verwerfen.
• OCR-Volltextsuche: gescannte Dokumente und Bilder werden durchsuchbar.
• Dubletten- und E-Rechnungs-Erkennung: doppelte Belege werden erkannt, XRechnung und ZUGFeRD direkt verarbeitet.